Datenschutzerklärung
1. Das Wichtigste vorab
Diese Website kommt ohne Cookies aus. Sie setzt keine Cookies, verwendet ein cookieloses Statistik-Tool auf dem eigenen Server (dazu Abschnitt 9) und enthält außer der Veranstaltungsanmeldung (Abschnitt 7) keine Formulare. Personenbezogene Daten fallen beim Besuch nur in wenigen Situationen an: durch die technisch notwendigen Server-Zugriffsdaten (Abschnitt 4), auf der Unterseite „Tour-Karte", die Kartenkacheln von einem externen Server lädt (Abschnitt 5), und durch die datensparsame Statistik-Messung (Abschnitt 9). Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder sich über unser Anmeldesystem zu einer Veranstaltung anmelden (Abschnitt 7), verarbeiten wir die Daten, die Sie uns dabei mitteilen.
2. Verantwortliche Stelle
Anja Floetenmeyer-Woltmann | Kommunikation und Strategien
c/o MDC#1721
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
E-Mail: info@waermepumpen-infotag.de
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
3. Hosting
Diese Website wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Details: hetzner.com/de/legal/privacy-policy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung der Website.
4. Server-Log-Dateien
Beim Aufruf der Website speichert der Server automatisch Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem. Diese Daten dienen dem technisch fehlerfreien Betrieb und der Sicherheit der Website und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Sie werden nach 14 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
5. Tour-Karte (Unterseite /karte/)
Auf der Startseite sehen Sie zunächst nur ein lokal gespeichertes Vorschaubild der Karte. Erst wenn Sie die Tour-Karte über den Link öffnen, lädt die Kartenseite Kartenkacheln vom deutschen OpenStreetMap-Server tile.openstreetmap.de, betrieben vom FOSSGIS e. V., Deutschland. Dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Anbieter übertragen. Details: Datenschutzhinweise der OpenStreetMap Foundation. Die Karten-Software (Leaflet) und die verwendete Schriftart liegen auf unserem eigenen Server und werden nicht von Drittanbietern nachgeladen.
Rechtsgrundlage für die Einbindung der Kartenkacheln ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer verständlichen Darstellung der Tour-Orte.
Die Karte setzt keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Endgerät.
6. Kontakt per E-Mail
Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, speichern und verarbeiten wir Ihre Anfrage mit allen darin enthaltenen personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Wir geben diese Daten nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Unsere Postfächer laufen über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.); mit Microsoft bestehen die Datenschutzvereinbarungen des Microsoft-Produktvertrags.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder der Vertragsanbahnung dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effektive Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen). Ihre Daten bleiben bei uns, bis Ihr Anliegen abschließend bearbeitet ist, Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck entfällt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
7. Veranstaltungsanmeldung (anmeldung.waermepumpen-infotag.de)
Für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen betreiben wir ein eigenes Anmeldesystem unter anmeldung.waermepumpen-infotag.de. Es läuft mit der Software pretix (Community-Edition) auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, am Standort Falkenstein (Deutschland). Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Anmeldedaten bleiben im Verantwortungsbereich der in Abschnitt 2 genannten Stelle; für den Versand der E-Mails setzen wir einen weiteren Auftragsverarbeiter ein (siehe unten).
Für den Versand der E-Mails zu Ihrer Anmeldung (Bestätigungsmail, Erinnerungsmail und Mitteilungen zur Veranstaltung) nutzen wir den E-Mail-Dienst Brevo der Sendinblue SAS, 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich (Europäische Union). Brevo verarbeitet dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und den Inhalt der Mail ausschließlich in unserem Auftrag; mit Brevo besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
In unseren E-Mails ist ein unsichtbares Zählpixel (Öffnungs-Tracking) eingebunden. Damit sehen wir, ob und wann eine Mail geöffnet wurde; wir nutzen das, um zu prüfen, ob unsere Bestätigungs- und Erinnerungsmails ankommen. Links in diesen E-Mails werden technisch über eine Adresse von Brevo weitergeleitet, dabei wird der Klick gezählt. Dazu wird beim Öffnen der Mail eine Anfrage an Brevo gesendet, die unter anderem Ihre IP-Adresse und den Öffnungszeitpunkt enthält. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Zustellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, per E-Mail an info@waermepumpen-infotag.de, und das Laden von Bildern in Ihrem E-Mail-Programm abschalten.
Bei der Anmeldung erheben wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und die Zahl der Personen, für die Sie anmelden, außerdem den Zeitpunkt der Anmeldung. Weitere Angaben fragen wir nicht ab. Beim Aufruf der Anmeldeseite fallen zusätzlich die in Abschnitt 4 beschriebenen Server-Zugriffsdaten an (unter anderem die IP-Adresse), die nach 14 Tagen gelöscht werden.
Wir verwenden diese Daten, um die Veranstaltung durchzuführen: für Ihre Bestätigungsmail, für die Einlassliste vor Ort, für die Steuerung der Platzzahl und für eine Erinnerungsmail vor dem Termin. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Veranstaltung, zu der Sie sich anmelden). Weitere E-Mails erhalten Sie nur, wenn Sie das unten beschriebene Kästchen anhaken.
Wenn Sie bei der Anmeldung zusätzlich das Kästchen „Ich möchte per E-Mail die Vortragsunterlagen sowie Informationen zu weiteren Inhalten der Wärmewende und der Reihe erhalten“ anhaken, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse auch, um Ihnen die Vortragsunterlagen zu schicken und Sie über weitere Inhalte der Wärmewende und der Reihe zu informieren. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder dieser E-Mails oder formlos per E-Mail an info@waermepumpen-infotag.de. Das Kästchen ist freiwillig; die Anmeldung zur Veranstaltung funktioniert auch ohne.
An die gastgebende Kommune geben wir für die Einlassliste nur Vorname, Nachname und Personenzahl weiter. Ihre E-Mail-Adresse erhält die Kommune nicht. Eine weitere Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Jede Bestätigungsmail enthält einen Abmeldelink. Damit können Sie Ihre Anmeldung jederzeit selbst zurückziehen; Ihr Platz wird dann sofort wieder frei. Die personenbezogenen Daten einer Anmeldung löschen wir 30 Tage nach dem jeweiligen Veranstaltungstermin. Danach bleiben nur Zahlen ohne Personenbezug (etwa die Zahl der Anmeldungen je Termin) erhalten. Bei einer zurückgezogenen Anmeldung löschen wir die Daten ebenfalls spätestens 30 Tage nach dem Veranstaltungstermin; bis dahin dient der Datensatz als Beleg für die Platzvergabe.
Das Anmeldesystem setzt ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, solange Sie das Anmeldeformular ausfüllen; es dient ausschließlich dazu, Ihre Eingaben bis zum Absenden zusammenzuhalten, und enthält keine Kennung zur Wiedererkennung über den Anmeldevorgang hinaus (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Werbe- oder Analyse-Dienste Dritter sind auf der Anmeldeseite nicht eingebunden.
7a. Frühere Anmeldungen über Eventbrite
Anmeldungen, die vor dem 13.10.2026 über Eventbrite erfolgt sind, haben wir in unser eigenes System übernommen; bei Eventbrite verbleibende Daten unterliegen der Datenschutzerklärung von Eventbrite. Die bis zum 12.10.2026 bei Eventbrite eingegangenen Anmeldungen (Name, E-Mail-Adresse, Personenzahl) haben wir in unser eigenes System übernommen, damit Ihre Anmeldung erhalten bleibt.
8. Fotos von Veranstaltungen
Auf dieser Website zeigen wir Fotos unserer Veranstaltungen, auf denen Personen erkennbar sein können (Publikum, Bühne). Unsere Veranstaltungen sind öffentlich; vor Ort weisen wir gut sichtbar per Aushang darauf hin, dass Foto- und Videoaufnahmen entstehen und veröffentlicht werden, und dass sich jede:r, der nicht fotografiert werden möchte, an das Fototeam wenden kann. Die Veröffentlichung erfolgt zur Öffentlichkeitsarbeit über die Wärmepumpen-Infotag-Tour auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO unter Berücksichtigung der Wertungen der §§ 22, 23 KUG (Bilder von Veranstaltungen). Wenn Sie auf einem Foto zu erkennen sind und die Entfernung wünschen, genügt eine E-Mail an info@waermepumpen-infotag.de – wir nehmen das Bild dann zeitnah von der Website.
9. Statistik (Umami, selbst gehostet)
Wir messen, welche Seiten besucht werden, wie lange ein Besuch dauert und über welchen Weg Sie zu uns gefunden haben. Dafür setzen wir Umami ein, eine Statistik-Software, die auf unserem eigenen Server läuft. Umami setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und verzichtet auf Fingerprinting, Heatmaps und Session-Aufzeichnungen. Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert, sondern nur für die Dauer der Messung zu einem täglich neu gesalzenen Wert verarbeitet, aus dem sich Ihre IP-Adresse nicht zurückrechnen lässt. Rohdaten werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Wenn Ihr Browser „Do Not Track" sendet, wird Ihr Besuch nicht gezählt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse daran, zu verstehen, welche Inhalte unsere Besucher:innen erreichen. Wenn Sie mit dieser Messung nicht einverstanden sind, genügt eine formlose E-Mail an info@waermepumpen-infotag.de, und wir schließen Ihre Daten von der Auswertung aus.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu formlos an info@waermepumpen-infotag.de.
Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthalts. Für uns zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Website: www.lfd.niedersachsen.de
11. Verschlüsselung
Diese Website nutzt auf allen Seiten TLS-Verschlüsselung (erkennbar am Schloss-Symbol und an „https://" in der Adresszeile). Die Übertragung ist damit gegen das Mitlesen durch Dritte geschützt.
12. Keine Werbe-Cookies, kein Werbe-Tracking
Diese Website setzt keine Cookies, speichert nichts in Ihrem Browser und verwendet keine Werbe- oder Analyse-Dienste von Drittanbietern. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Sollten künftig Funktionen hinzukommen, die eine Speicherung auf Ihrem Endgerät erfordern, informieren wir an dieser Stelle und holen, wo nötig, vorher Ihre Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Das Anmeldesystem auf anmeldung.waermepumpen-infotag.de setzt nur das in Abschnitt 7 beschriebene technisch notwendige Sitzungs-Cookie.
13. Lokalpartner-Anfragen und Standbuchung (lokalpartner.waermepumpen-infotag.de)
Über unser Lokalpartner-Formular erheben wir Firmenname, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Angaben zur Wärmepumpen-Erfahrung Ihres Betriebs. Diese Daten nutzen wir ausschließlich zur Prüfung und Vergabe von Zusatzständen beim Wärmepumpen-Infotag und zur Abwicklung der Standbuchung. Wenn Sie in Ihrer Anfrage eine Marke nennen, die beim Wärmepumpen-Infotag bereits mit einem eigenen Stand vertreten ist, geben wir Ihre Anfrage (Firma, Ansprechpartner, Kontaktdaten und Angaben aus dem Formular) zur Koordination der Stand-Einbindung an die zuständige Markenzentrale weiter. Eine weitere Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Daten liegen auf einem eigenen Server in der EU. IP-Adressen speichern wir nur gekürzt. Formular-Anfragen und Einträge in die Interessensliste löschen wir spätestens sechs Monate nach dem jeweiligen Veranstaltungstermin; Buchungsdaten bewahren wir aus handels- und steuerrechtlichen Pflichten auf, trennen sie dabei aber von den Kontaktdaten der Anfrage. Fragen und Auskunfts-, Berichtigungs-, Löschungs- oder Widerspruchsanliegen richten Sie bitte an partner@waermepumpen-infotag.de.
14. Presse- und Multiplikatorenverteiler
Für Pressemitteilungen und Hinweise auf unsere Ausschreibungen nutzen wir einen Verteiler mit dienstlichen Kontaktdaten von Redaktionen, Journalist:innen, kommunalen Spitzenverbänden, Energieagenturen und vergleichbaren Einrichtungen. Wir verarbeiten dabei Name, Funktion, Organisation und dienstliche E-Mail-Adresse. Die Daten stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Impressum, Presse- und Teamseiten) oder aus früherem Kontakt mit uns.
Zweck ist die Information über die Wärmepumpen-Infotage, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit). Der Versand läuft über unsere Postfächer bei Microsoft 365 oder über Brevo (Sendinblue SAS, Paris); mit beiden Anbietern bestehen Verträge über Auftragsverarbeitung. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
Sie können der Verwendung Ihrer Daten für diesen Zweck jederzeit widersprechen, formlos per E-Mail an presse@waermepumpen-infotag.de. Wir entfernen Sie dann unverzüglich aus dem Verteiler. Ansonsten löschen wir die Daten, sobald sie für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit nicht mehr benötigt werden.
Stand dieser Datenschutzerklärung: 20.10.2026